Come fare gli audit correttamente - parte 2

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ISO 9001:2015 - Gli strumenti operativi già pronti
1) Manuale qualità ISO 9001:2015 - download immediato
2) Procedura Gestione rischi - SGQ ISO 9001:2015
3) Corso on line - Come realizzare un sistema di gestione qualità conforme alla ISO 9001:2015
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Uno degli aspetti più importanti affinchè l'audit ISO 9001 raggiunga i suoi obiettivi, e fornisca realmente all'azienda utili indicazioni non solo per ottimizzare il sistema gestione qualità, ma tutti i processi aziendali, è il coinvolgimento del top management.

Il Top Management deve avere un ruolo attivo, anche se la norma non lo richiede espressamente. Vediamo come fare rispondendo ad alcune utili domande

1) Come puoi dimostrare che il Top Managment è coinvolto nel sistema di gestione ISO 9001?
Puoi dimostare tale coinvolgimento dal fatto che:
_ sottolinea frequentemente l'importanza di soddisfare i requisiti del cliente e della norma
_ promuove attivamente la politica qualità (o ambientale/sicurezza del lavoro)
_ ha definito obiettivi per verificare il miglioramento continuo
_ partecipa ai riesami della direzione
_ fornisce le risorse necessarie

2) Come può il Top Managment verificare se le esigenze del cliente sono soddisfatte?
Mostra ad esso i numeri, ovvero dati (es. incremento fatturato singolo cliente) inconfutabili

3) Come dimostare che il Top Management promuove attivamente la politica della qualità?
Mediante opuscoli distribuiti ai dipendenti, riunioni, ausili audio-visivi


4) Come vengono fissati gli obiettivi del SGQ e monitorati i relativi progressi?
Fornisci al Top managment le informazioni relative agli indicatori di performance con i dati su obiettivi, e metodi di misurazione.


5) Come viene mantenuta l'integrità del sistema di gestione ISO in occasione di modifiche ai processi e al sistema medesimo?
Informa il Top Managment su come il rappresentante di direzione debba essere sempre informato sull'importanza di proseguire con i processi chiave del sistema come la revisione interna, azioni correttive / preventive, riesame della direzione, ecc

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6)  Come sono definite e comunicate all'interno dell'organizzazione responsabilità e autorità ?
 Si potrebbe mostrare l'organigramma e le sezioni  responsabilità / autorità delle singole procedure

7) Chi è il rappresentante della direzione, e quali sono le responsabilità?
Speriamo che il Top Management sappia rispondere a questa domanda .... :)

8) Descrivi il ruolo del Top Management nel riesame della direzione.

Queste domande posso aiutare a migliorare il coinvolgimento del Top Management nell'attività di audit e migliorarne quindi l'efficacia.
La prossima settimana parleremo degli audit interni. 


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Come affrontare correttamente un audit - parte 1

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In questo articolo ti fornisco alcune utili informazioni su come affrontare correttamente un audit ISO 9001 (tali contenuti sono comunque da considerarsi utili anche per qualsiasi tipologia di audit normativo).

Primo: assicurarsi che tutti conoscano i 5 fattori chiave del vostro sistema ISO.

1) La politica della qualità
2) il nome del sistema
3) come iniziare una azione correttiva
4) la localizzazione dei documenti ISO
5) come ottenere i documenti che sono stati modificati.
Tutti hanno bisogno di conoscere queste informazioni, tra cui il top management.

Secondo:
Assicurarsi che il top management possa rispondere in maniera fluente alle domande inerenti la sezione Gestione delle Responsabilità.

Terzo:
Essere sicuri di aver sottoposto a audit interno l'intero sistema almeno una volta, e che le aree problematiche emerse e "corrette" siano state verificate ulteriormente

Quarto
Fare attenzione a utilizzare un auditor interno che non sia coinvolto nel processo di revisione corrente.

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Quinto
Verifica che le vecchie procedure o istruzioni operative desuete non siano più esposte nelle bacheche o rese disponibili ai dipendenti dell'organizzazione.

Sesto
Se hai nel sistema documentale molte azioni correttive, conservale, perchè ciò dimostra all'auditor che siete impegnati seriamente nel risolvere i problemi.

Settimo
Assicuratevi di avere almeno due e preferibilmente tre azioni preventive scritte e trattate in maniera dettagliata.

Ottavo
Assicurati che il certificato di registrazione sia presente sulla lista approvata dei fornitori

Nono
Non lasciare che il personale utilizzi matite o biro con inchiostro cancellabile sui documenti o sulle registrazioni del  sistema qualità

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